Confira algumas dicas

Muitas pessoas encaram a sala de reunião – real ou virtual – como um sonífero ou como algo improdutivo. No entanto, as reuniões são muito importantes para as empresas a fim de alinhar seus projetos com os colaboradores, principalmente no modelo de Home Office.

Um estudo de 2019 do Doodle (sistema online que facilita o processo de agendamento de eventos e reuniões) constatou que somente uma em cada quatro reuniões terminará com uma decisão, o que significa perda de tempo para todos os envolvidos.

Já as reuniões online que se tornaram comuns com o avanço da pandemia, são encaradas com desconfiança e muitas vezes sofrem com a conexão, com a falta de conhecimento dos participantes, com muitas pessoas falando ao mesmo tempo ou com ninguém falando nada.

Para que essas reuniões sejam mais produtivas, é preciso que haja um pouquinho de esforço de cada. As reuniões são importantes para definir os rumos da empresa, das tarefas de cada um e para tirar algumas dúvidas.

Separamos informações que podem ajudar você a fazer uma reunião menos maçante e mais esclarecedora. Confira algumas dicas para as reuniões serem mais produtivas:

✔️Nada de celulares (a não ser que a reunião seja via celular): a atenção está totalmente no tema da reunião. Deixe o celular virado para baixo, evitando assim as distrações com notificações, por exemplo;

✔️Peça feedback constante: leve em consideração as demandas dos colegas, peça para que eles avisem caso o áudio esteja baixo ou considere o feedback sobre alguma tarefa;

✔️Defina o dia e a hora: nada de reuniões surpresas e sem hora para acabar. Avise a todos sobre a reunião e tenha certeza de que todos podem participar;

✔️Crie um roteiro e compartilhe: solicite a cada um que leve suas demandas e considerações, que anotem essas demandas antes da reunião começar. Isso garante que itens-chave sejam abordados e que se saia com atribuições claras;

✔️Escolha o melhor período: uma saída simples é perguntar: “qual seria o melhor horário para todos conversarem?” Dessa forma, todos se sentem incluídos e a equipe pode chegar a uma decisão em conjunto;

✔️Reduza os convidados: reuniões eficazes são aquelas que recrutam aqueles que verdadeiramente precisam participar. Pode ser interessante marcar uma reunião rápida com cada integrante da equipe ao invés de falar sobre o trabalho de cada um em uma reunião longa.

Outra dica importante é ter paciência e entender que uma reunião é uma parte muito importante de qualquer projeto ou trabalho. Qual a sua dica para reuniões mais produtivas? Conte para a gente!