Confira dicas para se dar bem
Quando o assunto é reunião, muitas pessoas têm algumas ressalvas. Alguns dizem que reuniões muito longas são improdutivas, outros que as reuniões não levam a lugar algum, outros que acreditam que a melhor forma de alinhar os objetivos do grupo ou da empresa é numa reunião.
Muitas pessoas encaram a sala de reunião como um sonífero ou como algo improdutivo e essa sensação acaba influenciando nos resultados. No entanto, as reuniões são de extrema importância para as empresas a fim de alinhar seus projetos com os colaboradores, ouvir sugestões e trocar ideias.
Mas como fazer uma reunião produtiva com a equipe? Um estudo de 2019 do Doodle (sistema online que facilita o processo de agendamento de eventos e reuniões) constatou que somente uma em cada quatro reuniões terminará com uma decisão.
Entre as reclamações estão “reuniões mal organizadas”, “ações pouco claras e que levam à confusão”, “má organização resulta em perda de foco nos projetos”, “participantes irrelevantes retardam o progresso” e “processos ineficientes enfraquecem as relações cliente/fornecedor”.
Confira algumas dicas para as reuniões serem mais produtivas:
– Nada de celulares: a atenção está totalmente no tema da reunião;
– Peça feedback constante: leve em consideração as demandas dos colegas. Efetivamente ouvir as demandas do time sobre melhores práticas na hora de se reunir evita ruídos posteriores e aumenta a sensação de pertencimento dos envolvidos;
– Defina o dia e a hora: nada de reuniões surpresas e sem hora para acabar. Marque os encontros na véspera e com horário para começo e fim, preferencialmente adiantando qual será o assunto abordado;
– Crie um roteiro e compartilhe: solicite a cada um que leve suas demandas e considerações. Isso garante que itens-chave sejam abordados e que se saia com atribuições claras;
– Escolha o melhor período: uma saída simples é perguntar: “qual seria o melhor horário para todos conversarem?” Normalmente, após o almoço todos estão mais sonolentos e dispersos. O melhor horário, na maioria dos casos, é logo pela manhã;
– Reduza os convidados: reuniões eficazes são aquelas que recrutam aqueles que verdadeiramente precisam participar. Converse com as pessoas separadamente sobre o que diz respeito ao trabalho delas. Deixe para fazer reuniões em grupo apenas quando houver necessidade;
– Libere a criatividade: reuniões dinâmicas e eficientes são aquelas em que os envolvidos saem com responsabilidades bem demarcadas e compromissos firmados em público. O colaborador que acerta com o líder e os colegas tem enormes chances de concluir a tarefa com sucesso.
Qual a sua dica para reuniões mais produtivas? Conte para a gente!
